Herramientas para Gestión de Proyectos
Tendencias: herramientas para la Gestión de Proyectos
La administración de proyectos se entiende como un arte dinámico constante, capaz de gestionar todos los factores que inciden en la ejecución de un proyecto y que determinan el resultado del mismo siendo o un éxito o un fracaso. Existen herramientas, métodos o herramientas que se aplican con métodos para hacer la administración de proyectos, teniendo en cuenta como primera medida el alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto y como segunda medida lograr optimizar la asignación de recursos siendo muy ambiciosos si se puede lograr.
Para poder dimensionar capacidad de las herramientas, es necesario visualizar las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos según la guía del PMBOK (Project Management Body of Knowledge) del PMI (Project Management Institute) y se describen como:
Administración del Alcance
Administración de Tiempos
Administración de Costos
Administración de Calidad
Administración de RR.HH.
Administración de Comunicaciones
Administración de Riesgos
Administración de Adquisiciones y Contrataciones
Administración de la Integración.
Administración de los Interesados.
Para ello, las herramientas o modelos permiten trazar una hoja de ruta consciente, justa y necesaria determinando las áreas mas relevantes, los responsables, lo que hay que hacer cuando se debe hacer, estar alertas de los pasos a seguir y teniendo en cuenta las dificultades que se puede presentar (riesgos).
Metodología Scrum
Como metodología ágil, el trabajo colaborativo es el punto de partida para que dentro de ese marco se puedan emplear varios procesos y técnicas, mediante iteraciones o "sprints". Scrum muestra la eficacia relativa de las técnicas de gestión de producto y las técnicas de trabajo de modo que podamos mejorar continuamente el objetivo final, el equipo y el entorno de trabajo, en función de un crecimiento implícito para llegar a una terminación eficaz.
El marco de trabajo Scrum consiste en los Equipos Scrum y sus roles, eventos, artefactos y reglas asociadas. Cada componente dentro del marco de trabajo sirve a un propósito específico y es esencial para el éxito de Scrum y para su uso. Scrum se basa en una serie de valores pero radica en la transparencia como una base sólida para determinar el real avance en el cumplimiento del objetivo de un proyecto.
Lienzo Canvas en la Gestión de Proyectos
El dinamismo de el método canvas, enfocado en el trabajo en equipo, permite modificaciones e interacciones entre cada una de las áreas reflejadas en el gráfico siguiente:
En términos de calidad y eficiencia, cada una de las áreas permite establecer estrategias, fusionarse con otras herramientas dependiendo del flujo de trabajo para el control y gestión de estas y las tendencias definen la adaptabilidad del uso de una o varias herramientas que aunadas propenden por una mejor gestión de proyectos y que se pueden implementar en sistemas de información.
Cada una de las áreas reflejadas en el gráfico, requiere de procesos y de actividades propias para que nivel secuencial refleje el objetivo trazado, pero primordialmente la cadena de valor, es donde claramente se focalizan los alcances, los valores agregados, la innovación y la creación de un producto en virtud de una necesidad establecida por los clientes, donde la constante y flexible comunicación permite que este modelo sea visto de forma intuitiva, dinamizando el cumplimiento de las metas.
Prospectiva Estratégica.
"Permite analizar el futuro para poder obrar con mayor seguridad en el presente" dicho en otras palabras "iluminar el presente con la luz del futuro".
La prospectiva estratégica permite determinar acciones anticipadas (estrategias), basados en la evaluación e identificación de riesgos del entorno, expresados en variables asociadas a los eventos o fases de un proyecto que generan cambio dentro de estas, su interdependencia y sus características, logrando así generar una priorización de acciones en la ejecución del proyecto; y donde existirán unos actores relacionados en el, priorizados dependiendo del rol que los identifican como son de fuerza y poder que influyen en la consecución del objetivo trazado, donde por último la ejecución y gestión se desarrolla mediante modelos o herramientas dispuestas para la administración eficiente y eficaz del proyecto.
Sistemas de Información para la Gestión de Proyectos.
Lo interesante de la tendencia hablando de las herramientas para la gestión de proyectos, es que existe un interés significativo para desarrollar sistemas de información, capaces de administrar, generar alertas, implementar las áreas de conocimiento descritas por PMBOK, seguir cada una de las fases o etapas por él descritas y que el ciclo de vida se cumpla de forma eficiente, dinámica y limitada de acuerdo a recursos, tiempos y los objetivos para generar el éxito o el fracaso de un proyecto.
Las metodologías o herramientas antes descritas, deben ser elegidas de acuerdo a las necesidades o a la experiencia de casos de éxito por ellas alcanzadas, si bien, es claro, llevar un cronograma, optimizar los recursos establecidos para la ejecución y tener la capacidad de cohesionar todos los factores que inciden en el objetivo de un proyecto. La transformación digital habla de innovación para innovar, crear o satisfacer necesidades. ¿por qué? ¿a que hace referencia? ¿como se hace?; Es paradójico, pero es cierto, se deben hacer proyectos para crear herramientas que permitan hacer más fácil la gestión de proyectos. La tecnología está creada para hacer más fácil el trasegar por la vida, para procesar y almacenar información más rápido que la capacidad humana, enfocados en tomar mejores decisiones con más por menos, en adquirir un conocimiento que brinde valor.
Es por ello que a continuación, se describen los sistemas de información, que permiten una gestión de proyectos más ágil y efectiva:
PROJECT MANAGEMENT
Enterprise Project Management es una plataforma de Microsoft, que permite gestionar los proyectos, con toda la potencialidad de Project Professional. El ambiente de trabajo permite gestionar tanto proyectos unitarios como carteras de proyectos, ya sea en un ambiente personal como ambiente Cliente – Servidor.
https://products.office.com/es-co/project/project-and-portfolio-management-software
MGA
La Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas del Departamento Nacional de Planeación, desarrolló la aplicación Metodología General para la Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública (MGA), es una herramienta informática en la que se registra en un orden lógico la información para la formulación y evaluación de un proyecto de inversión; su sustento conceptual se basa de una parte en la metodología de Marco Lógico derivada de los procedimientos e instrumentos de la Planificación Orientada a Objetivos y de otra en los principios de preparación y evaluación económica de proyectos.
https://www.dnp.gov.co/NuevaMGA/Paginas/Ayuda-de-la-MGA.aspx
SINNAPPS
Con la interfaz sencilla e intuitiva de Sinnaps, los gestores de proyectos pueden gestionar proyectos complejos y recuperar el control fácilmente.
https://www.sinnaps.com/
BASECAMP
Basecamp combina todas las herramientas que los equipos necesitan para realizar el trabajo en un solo paquete simplificado. Con todo en un solo lugar, su equipo sabrá qué hacer, dónde están las cosas y dónde encontrar las cosas que necesitan.
https://basecamp.com/how-it-works
Para ello, las herramientas o modelos permiten trazar una hoja de ruta consciente, justa y necesaria determinando las áreas mas relevantes, los responsables, lo que hay que hacer cuando se debe hacer, estar alertas de los pasos a seguir y teniendo en cuenta las dificultades que se puede presentar (riesgos).
Herramientas o Modelos
Diagrama de Gantt
Es una herramienta muy básica, pero muy usada y aplicada inclusive en sistemas de información actuales y muy eficientes, con ella se logra la trazabilidad o planeacion sistemática de un proyecto. Son barras horizontales en lo que puede ser un plano cartesiano (eje X y Y), donde el eje vertical (Y) estipula las actividades a desarrollarse y en el eje horizontal (X) se determina el calendario de la ejecución de cada de una esas actividades es decir se define la duración entre una o varias de ellas, donde la longitud de este eje es proporcional al tiempo definido para cada una de estas, teniendo un inicio y un final.
Etapas para implementar un Diagrama de Gantt.
Fuente: Elaboración Propia.
Metodología Scrum
Como metodología ágil, el trabajo colaborativo es el punto de partida para que dentro de ese marco se puedan emplear varios procesos y técnicas, mediante iteraciones o "sprints". Scrum muestra la eficacia relativa de las técnicas de gestión de producto y las técnicas de trabajo de modo que podamos mejorar continuamente el objetivo final, el equipo y el entorno de trabajo, en función de un crecimiento implícito para llegar a una terminación eficaz.
El marco de trabajo Scrum consiste en los Equipos Scrum y sus roles, eventos, artefactos y reglas asociadas. Cada componente dentro del marco de trabajo sirve a un propósito específico y es esencial para el éxito de Scrum y para su uso. Scrum se basa en una serie de valores pero radica en la transparencia como una base sólida para determinar el real avance en el cumplimiento del objetivo de un proyecto.
Metodología Scrum
Fuente: Elaboración propia.
El dinamismo de el método canvas, enfocado en el trabajo en equipo, permite modificaciones e interacciones entre cada una de las áreas reflejadas en el gráfico siguiente:
Lienzo Canvas para la Gestión de Proyectos.
En términos de calidad y eficiencia, cada una de las áreas permite establecer estrategias, fusionarse con otras herramientas dependiendo del flujo de trabajo para el control y gestión de estas y las tendencias definen la adaptabilidad del uso de una o varias herramientas que aunadas propenden por una mejor gestión de proyectos y que se pueden implementar en sistemas de información.
Cada una de las áreas reflejadas en el gráfico, requiere de procesos y de actividades propias para que nivel secuencial refleje el objetivo trazado, pero primordialmente la cadena de valor, es donde claramente se focalizan los alcances, los valores agregados, la innovación y la creación de un producto en virtud de una necesidad establecida por los clientes, donde la constante y flexible comunicación permite que este modelo sea visto de forma intuitiva, dinamizando el cumplimiento de las metas.
Prospectiva Estratégica.
"Permite analizar el futuro para poder obrar con mayor seguridad en el presente" dicho en otras palabras "iluminar el presente con la luz del futuro".
La prospectiva estratégica permite determinar acciones anticipadas (estrategias), basados en la evaluación e identificación de riesgos del entorno, expresados en variables asociadas a los eventos o fases de un proyecto que generan cambio dentro de estas, su interdependencia y sus características, logrando así generar una priorización de acciones en la ejecución del proyecto; y donde existirán unos actores relacionados en el, priorizados dependiendo del rol que los identifican como son de fuerza y poder que influyen en la consecución del objetivo trazado, donde por último la ejecución y gestión se desarrolla mediante modelos o herramientas dispuestas para la administración eficiente y eficaz del proyecto.
Prospectiva Estratégica para la Gestión de Proyectos.
Fuente: Elaboración Propia.
Sistemas de Información para la Gestión de Proyectos.
Lo interesante de la tendencia hablando de las herramientas para la gestión de proyectos, es que existe un interés significativo para desarrollar sistemas de información, capaces de administrar, generar alertas, implementar las áreas de conocimiento descritas por PMBOK, seguir cada una de las fases o etapas por él descritas y que el ciclo de vida se cumpla de forma eficiente, dinámica y limitada de acuerdo a recursos, tiempos y los objetivos para generar el éxito o el fracaso de un proyecto.
Las metodologías o herramientas antes descritas, deben ser elegidas de acuerdo a las necesidades o a la experiencia de casos de éxito por ellas alcanzadas, si bien, es claro, llevar un cronograma, optimizar los recursos establecidos para la ejecución y tener la capacidad de cohesionar todos los factores que inciden en el objetivo de un proyecto. La transformación digital habla de innovación para innovar, crear o satisfacer necesidades. ¿por qué? ¿a que hace referencia? ¿como se hace?; Es paradójico, pero es cierto, se deben hacer proyectos para crear herramientas que permitan hacer más fácil la gestión de proyectos. La tecnología está creada para hacer más fácil el trasegar por la vida, para procesar y almacenar información más rápido que la capacidad humana, enfocados en tomar mejores decisiones con más por menos, en adquirir un conocimiento que brinde valor.
Es por ello que a continuación, se describen los sistemas de información, que permiten una gestión de proyectos más ágil y efectiva:
PROJECT MANAGEMENT
Enterprise Project Management es una plataforma de Microsoft, que permite gestionar los proyectos, con toda la potencialidad de Project Professional. El ambiente de trabajo permite gestionar tanto proyectos unitarios como carteras de proyectos, ya sea en un ambiente personal como ambiente Cliente – Servidor.
https://products.office.com/es-co/project/project-and-portfolio-management-software
MGA
La Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas del Departamento Nacional de Planeación, desarrolló la aplicación Metodología General para la Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública (MGA), es una herramienta informática en la que se registra en un orden lógico la información para la formulación y evaluación de un proyecto de inversión; su sustento conceptual se basa de una parte en la metodología de Marco Lógico derivada de los procedimientos e instrumentos de la Planificación Orientada a Objetivos y de otra en los principios de preparación y evaluación económica de proyectos.https://www.dnp.gov.co/NuevaMGA/Paginas/Ayuda-de-la-MGA.aspx
SINNAPPSCon la interfaz sencilla e intuitiva de Sinnaps, los gestores de proyectos pueden gestionar proyectos complejos y recuperar el control fácilmente.
- Controla la planificación
- Controla el trabajo
- Controla los recursos
- Controla los costes
- Controla la comunicación
https://www.sinnaps.com/
BASECAMP
Basecamp combina todas las herramientas que los equipos necesitan para realizar el trabajo en un solo paquete simplificado. Con todo en un solo lugar, su equipo sabrá qué hacer, dónde están las cosas y dónde encontrar las cosas que necesitan.
https://basecamp.com/how-it-works
En la actualidad contamos con varias herramientas o metodologías que ayudan al director de proyecto a llevar con éxito su tarea. El director de proyecto es quien adopta la mejor practica y herramienta, pero eso no garantiza que sea exitoso el proyecto, si no hay una buena gestión por parte de él. En mi concepto todas esta herramientas coinciden en muchos aspectos: control de presupuesto, recursos, calidad, alcance, definición, seguimiento, riesgos, etc.; entonces es el director quien debe adoptar la que mejor aplique y de la buena gestión que se haga, serán el resultado.
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