Guía del PMI
Que es PMI
Es Project Management Institute.
De
Donde Surge
A mediados del siglo XX, los directores
de proyecto iniciaron la tarea de buscar el reconocimiento de la dirección de
proyectos como profesión. Un aspecto de esta tarea suponía llegar a un acuerdo
sobre el contenido de los fundamentos para la dirección de proyectos (BOK, por
las siglas en ingles de Body of Knowledge) llamado dirección de proyectos.
Que
Define el PMI
El PMI define los fundamentos
para la dirección de proyectos (PMBOK) como un término que describe los
conocimientos de la profesión de dirección de proyectos. Los fundamentos para
la dirección de proyectos incluyen prácticas tradicionales comprobadas y
ampliamente utilizadas, así como practicas innovadoras emergentes para la
profesión. Este conjunto de conocimientos luego se conocería como los
Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK).
La
Guía del PMBOK es una Metodología
Es diferente de una metodología.
Una metodología es un sistema de prácticas, técnicas, procedimientos y reglas
utilizado por quienes trabajan en una disciplina. Es una base sobre la que las
organizaciones pueden construir metodologías, políticas, procedimientos,
reglas, herramientas y técnicas, y fases del ciclo de vida necesarios para la
práctica de la dirección de proyectos.
La Guía
del PMBOK proporciona
más detalles sobre conceptos clave, tendencias emergentes, consideraciones para
adaptar los procesos de la dirección de proyectos e información sobre cómo
aplicar herramientas y técnicas a los proyectos. Los directores de proyecto
pueden utilizar una o más metodologías para implementar los procesos de la
dirección de proyectos descritos en el estándar.
Dirección
de Proyectos
La Gestión
de los proyectos conlleva al director a aplicar experiencias, habilidades,
herramientas y técnicas en cada una de las tareas o actividades, dando
cumplimiento a las necesidades del cliente. Una dirección de proyectos eficaz,
entre otro ayuda a: lograr los objetivos de la organización, cumplir los
requerimientos del cliente, aumentar el resultado de éxito, cumplir con los
tiempos, atender los riesgos que surjan, administrar los recursos o
presupuestos y gestionar el alcance.
Componentes Guía del PMI
La gestión eficaz de los componentes lleva
al éxito del proyecto, los cuales están en continua interrelación en el
transcurso del proyecto:
El ciclo de vida corresponde a una las diferentes fases por las que puede atravesar un proyecto, desde su concepción hasta su finalización.
Grupo de Procesos es un agrupamiento
de procesos para lograr los objetivos específicos o trazados por de la
dirección de proyectos.
Las áreas de conocimiento son áreas
identificadas en la gestión de proyectos determinada por los requisitos de
conocimiento, descritas en términos de proceso, practica, entrada, salida y
herramientas y técnicas.
Procesos de la Dirección de
Proyectos
El ciclo de vida de los proyectos
se administra con la ejecución de actividades que se les conoce como procesos
de la dirección de proyectos. Cada uno de los procesos genera una salida con
base a una entrada, haciendo uso de herramientas y técnicas. Los procesos están
vinculados o relacionados entre sí, una salida es la entrada del siguiente
proceso o bien un entregable.
Medidas de Éxito del
Proyecto
El
reto más grande a los que se enfrenta una dirección de proyecto es saber si el
proyecto es exitoso o no. Normalmente se mide el éxito por el cumplimiento en
el Alcance, Tiempo, Costo y Calidad; muchos profesionales coinciden que también
debe incluirse la métrica del logro de los objetivos planteados en el proyecto,
lo cual reta a que se coloquen objetivos que sean cuantificables. En la
documentación se deben responder preguntas tales como: ¿Como se define el éxito
de este proyecto?, Que factores influyen en el éxito? y Como se medirá el éxito
del proyecto?
Factores
de Éxito en Dirección de Proyectos
Factores de Éxito a nivel del alcance,
Calidad y Responsabilidades
Dedicarle un buen
tiempo a la planeación, para desarrollar un buen plan de trabajo y luego
ejecutarlo.
Involucrar a los diferentes responsables en la creación del plan,
para generar compromiso desde el inicio.
El objetivo debe estar claro y estar enfocado en el producto
final, llámese bien o servicio.
Es indispensable el documento de alcance para dar claridad a los
interesados
El plan de calidad permite dar un alcance sobre que deben tener
los entregables
La calidad requiere una supervisión constante en todo el
desarrollo del proyecto, no se hace solo al final.
Factores de Éxito del Desarrollo
del Programa
Los responsables de las actividades deben estimar el tiempo de
desarrollo de cada una las actividades que tienen a cargo
Se deben conocer los recursos que se utilizan en cada actividad
para estimar la duración de cada una
La gestión de administración debe ser ágil, proactiva, que
comunique a tiempo y tenga en cuenta a los interesados
La supervisión constante del desarrollo del proyecto debe ir a
lineado al plan realizado.
Las correcciones a las novedades se deben hacer de manera oportuna
y se miden con el progreso actual versus el progreso planeado.
Factores de Éxito en Utilización
de Recursos
La disponibilidad de los recursos puede estar limitados, por ende,
se debe deben mapear bien los tiempos para no impactar el desarrollo del
programa
En cada actividad se mapean los tipos de recursos requeridos y la
cantidad de cada uno de ellos.
En caso de que no haya un recurso disponible para ejecutar una
actividad, se debe buscar equilibrar junto a las demás actividades, para que el
impacto no sea mayor.
Es necesario desarrollar un plan para los recursos que son
limitados o fijos, de tal forma que este dentro de los tiempos límites de cada
recurso.
Factores de Éxito en Costos y
Presupuestos
Cada una de las actividades debe tener un estimado de costos, de
acuerdo con los recursos utilizados.
La estimación de costo de cada actividad, la debe realizar el
responsable de esta.
Se debe garantizar que todo este dentro del presupuesto, por ende,
se requiere una constante vigilancia en la ejecución.
La recolección de los costos ejecutados se debe hacer de manera
sistemática, de tal forma que permita tener el valor total de ejecución del
proyecto.
Se debe determinar en cada actividad el valor agregado, esto se debe
hacer durante todo el proyecto y a su vez se debe estar reportando.
El responsable de cada trabajo debe ser honesto de reportar lo
ejecutado frente a lo estimado.
Se
deben tener paquetes de actividades pequeñas, lo cual ayuda a calcular de
manera mas acertada el porcentaje ejecutado.
Los
costos requieren un análisis constante, para identificar su rendimiento de
manera oportuna.
Es
importante garantizar que el efectivo llegue más rápido de lo que se gasta, lo
cual da un buen flujo de efectivo.
Factores de Éxito en
Administración de Riesgos
Antes de iniciar el proyecto es necesario identificar riesgos y su
impacto.
La evaluación de los riesgos se debe hacer por expertos del
proyecto.
Los riesgos de alta probabilidad de ocurrencia o los riesgos alto
impacto requieren alta prioridad y constante gestión.
Cada uno de los riesgos debe contemplar un plan de mitigación o
acción inmediata en caso de materializarse.
Gestión de Proyectos y la
Transformación digital
Las
empresas para ser mas competitivas buscas alinear sus procesos hacia la
evolución de la tecnología, llevándolos al concepto de transformación digital:
Internet de las cosas, inteligencia artificial, Big Data, etc., es decir
implementar tecnologías disruptivas, en busca de captivar mas clientes o
mejorar servicios y productos. La implementación de estas tecnologías conlleva
un impacto importante en la mayoría de las organizaciones, sin embargo, el
porcentaje de cumplir o satisfacer las expectativas de los interesados es muy
baja.
La
integración de una tecnología debe estar alineada aun objetivo o estrategia que
se formule la empresa; debe ubicar su estrategia en una economía centrada en
los datos que la misma empresa genera en cada uno de sus procesos o
actividades, pero principalmente en los datos que son generados en el mercado
por los clientes o consumidores. Es allí donde no se puede pasar por alta que
la implementación de una transformación digital debe estar alineada a una
estrategia y su desarrollo se debe hacer con las mejores prácticas y guías de
la gestión de proyectos. La transformación digital no es solo agilidad, se
mejoran esas competencias, pero no se puede dejar de lado la dirección de
proyectos.
La
transformación digital exitosa esta asociada a la gestión de proyectos, si no
se hace una rigurosa dirección de proyecto por si sola la transformación
digital cumple el alcance planteado.
Se
debe tener claridad por parte de las organizaciones y directores de proyectos
que la estrategia para garantizar éxito en la implementación de la
transformación digital se debe hacer por medio de la gestión de proyectos, que
ofrece flexibilidad y las guías suficientes para una correcta administración.
En
esta época de transformación digital se planta la necesidad de poner en marcha
nuevos enfoques de la gestión de proyectos, alineado a mejora de tiempos de
implementación y adaptación a los contantes cambios que se producen con estas
tecnologías. El PMI ha publicado la guía “Agile Practice Guide”, para disponer
a los jefes y directores de proyectos otras herramientas para llevar acabo su
tarea de proyectos exitosos.
Esta
guía proporciona enfoques ágiles, herramientas, situaciones y una compresión de
mejores practicas ágiles para óptimos resultados en la dirección de proyectos.
Presenta excelentes pautas para aquellos gerentes acostumbrados al desarrollo
de proyectos en entornos o metodologías tradicionales, permitiéndoles la
adopción de unos enfoques más ágiles.
La Guía de práctica
ágil contiene:
Introducción: describe
la mentalidad, los valores y los principios. También cubre los
conceptos de trabajo definible y de alta incertidumbre, y la correlación entre
lean, el Método Kanban y los enfoques ágiles.
Ciclo
de vida: presenta los diversos ciclos de vida discutidos en la guía práctica
y cubre los filtros de idoneidad, las pautas de adaptación y las combinaciones
comunes de enfoques.
Implementación
en un entorno ágil: la creación de un entorno ágil habla sobre los factores
críticos a considerar al crear un entorno ágil, como el liderazgo de servicio y
la composición del equipo.
Implementación
ágil: la entrega en un entorno ágil discute cómo organizar un equipo y las
prácticas comunes que el equipo puede usar para entregar valor de manera
regular. Proporciona ejemplos de mediciones empíricas para el equipo y
para informar el estado.
Consideraciones
organizacionales para proyectos ágiles: explora los factores
organizacionales que impactan el uso de prácticas ágiles, como la cultura, la
preparación, las prácticas comerciales y el papel de una oficina de gestión de
proyectos (PMO).
Referenciación:
PMI,
Project Management Institute (2017). Guía de los fundamentos para la dirección
de proyectos (Guía del PMBOK). (6ª edición)
Gido,
J., y Clements, J. (2017). Administración Exitosa de Proyectos. (6ª edición)
Armando
Camino MBA, PMP, CSM, PMI-ACP. Gerente de SCM Capacitaciones, REP de PMI
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